Obligaciones contables de los autónomos

Obligaciones contables de los autónomos

¿Cuáles son las obligaciones contables de los autónomos?

Debes saber que si decides iniciar tu actividad como autónomo, tendrás unas obligaciones contables que deberás atender de manera muy estricta. Las normas sobre contabilidad que deberás respetar dependerán del régimen fiscal en el que estés incluido, así como el régimen de IVA.

Antes de pasar a explicarte más sobre las obligaciones contables y los libros que deberás tener actualizados, queremos recordarte la importancia que tiene que guardes todas las facturas que emitas a tus clientes y las facturas que recibas de tus proveedores, durante un plazo de al menos 4 años.

Obligaciones contables según tu régimen fiscal de autónomo

En el momento de tramitar tu alta como autónomo en la Agencia Tributaria deberás indicar el régimen fiscal al que someterás tu actividad profesional o empresarial.

Solicitar alta

La diferencia entre actividad empresarial y profesional es de vital importancia a la hora de definir qué libros contables deberás tener actualizados y debidamente registrados.

Si eres autónomo empresario individual, y:

  • Optas por la estimación directa normal o simplificada, deberás tener actualizado:
  1. Libro registro de ventas e ingresos.
  2. Libro registro de compras y gastos.
  3. Libro de registro de bienes de inversión.
  • Optas por la estimación objetiva, deberás tener actualizado:
  1. Libro registro de bienes de inversión (si tienes amortizaciones pendientes).
  2. Libro registro de ventas e ingresos, en determinados casos.

Si eres autónomo profesional, y:

  • Optas por la estimación directa normal o simplificada, deberás tener actualizado:
  1. Libro registro de ingresos.
  2. Libro registro de gastos.
  3. Libro de registro de bienes de inversión.
  4. Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
  • Optas por la estimación objetiva, deberás tener actualizado:
  1. Libro registro de bienes de inversión (si tienes amortizaciones pendientes).
  2. Libro registro de ventas e ingresos, en determinados casos.

Libros contables autónomos

Veámos alguno de estos libros más relevantes.

Libro de ventas e ingresos

Posiblemente todavía recuerdes el momento en el que decidistes iniciar tu actividad como autónomo o el día que encargaste la realización de tu plan de negocio, e incluso, cuando analizaste las diferentes formas jurídicas en las que podías constituir tu empresa y, finalmente, cuando tramitaste el alta como trabajador autónomo.

Después de todo ello y una vez que te has constituido como autónomo empresario o profesional, el siguiente trámite con el que te encontrarás será tu contabilidad, así como, la presentación de diferentes impuestos ante la Agencia Tributaria.

La diferencia entre actividad empresarial y profesional es de vital importancia a la hora de definir qué libros contables deberás tener actualizados y debidamente registrados.

Pues bien, en el libro de ventas e ingresos tendrás que anotar diariamente por orden cronológico todas las ventas e ingresos de tu actividad, detallando, entre otros aspectos, el número de anotación, fecha, número de factura o documento equivalente, concepto e importe, con separación del I.V.A. devengado o compensación recibida, en su caso.

En diferentes plataformas online puedes descargarte un software de facturación y contabilidad si deseas llevar directamente tu contabilidad y posees unos mínimos conocimientos de excel y contabilidad. De lo contrario te recomendamos que te dejes ayudar por un asesor contratando el servicio de asesoría para autónomos de Genealia.

Si finalmente decides gestionar tu mismo la contabilidad y facturación de tu negocio, se recomienda la programación de copias de seguridad y la impresión trimestral de los ingresos.

Una vez que te has constituido como autónomo empresario o profesional, el siguiente trámite al que te enfrentarás será tu contabilidad y la presentación de diferentes impuestos ante la Agencia Tributaria.

Recuerda que las anotaciones deberás realizarlas antes de que finalice el plazo para presentar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados, los cuales se deben realizar:

  • En la declaración correspondiente a los tres primeros trimestres, entre el día 1 y el 20 de los meses de abril, julio y octubre.
  • En la declaración correspondiente al cuarto trimestre, entre el día 1 y el 30 del mes de enero.

En conclusión, la finalidad de este libro es que puedas saber y controlar lo que has facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, normalmente un trimestre y sirve para que contabilices los ingresos que genera tu actividad.

Libro de compras y gastos

En este libro deberás anotar los gastos y las demás operaciones por las que debas recibir facturas, así como los documentos de aduanas y otros justificantes de gastos que lleves a cabo en el desarrollo de tu actividad económica y/o profesional, con detalle del número de anotación, nombre y apellidos o razón social del expedidor, fecha, concepto e importe, con separación del I.V.A. soportado.

Al igual que el libro de ingresos y ventas, en las diferentes plataformas online puedes descargarte un software de facturación y contabilidad si deseas llevar directamente tu contabilidad. De lo contrario recomendamos que acudas a un asesor contratando el servicio de asesoría para autónomos de Genealia.

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Igualmente, te recordamos que las anotaciones deberás realizarlas antes de que finalice el plazo para presentar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados, los cuales se deben realizar:

  • En la declaración correspondiente a los tres primeros trimestres, entre el día 1 y el 20 de los meses de abril, julio y octubre.
  • En la declaración correspondiente al cuarto trimestre, entre el día 1 y el 30 del mes de enero.

¿Qué gastos y compras podrás deducirte?

Debes tener muy presente que para que un gasto puede ser deducible fiscalmente debe cumplir dos requisitos:

Que se encuentre afecto a la actividad (es decir, que se produzca debido al desarrollo de la actividad).

Que ese gasto sea necesario para el desarrollo de la actividad.

Por lo tanto, a modo de ejemplo, en este libro se anotarán únicamente las facturas, recibos, extractos de gastos relacionados con la actividad, cuota de autónomo a la seguridad social, alquileres, servicios de profesionales independientes, suministros, entre otros.

Libro de registro de Bienes de Inversión

Lo primero de todo es diferenciar qué debes entender por bien de inversión. La Agencia Tributaria entiende como bien de inversión, “los bienes corporales, muebles, semovientes o inmuebles que, por su naturaleza y función, estén normalmente destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación de una actividad“.

Por lo tanto, estarán obligados a llevar este libro registro los autónomos que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión.

¿Cuándo deberás llevar a cabo la regularización? cuando hayas adquirido bienes que vayan a estar en tu patrimonio empresarial más de un año y se encuentren ligados a tu actividad profesional o empresarial. Por ejemplo, en este libro se registraría la compra de una furgoneta, un ordenador y mobiliario, entre otros.

¿Qué se incluye en el libro registro de bienes de inversión?

En este libro se deberá dejar constancia de:

  • Los bienes de inversión debidamente individualizados.
  • La información precisa y necesaria para identificar las facturas y documentos de Aduanas de cada bien (si procede)
  • Por cada uno de los bienes individualizados se registrará: la fecha del comienzo de su utilización, la prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones.

Ten presente que en el supuesto de que seas un autónomo que no tiene bienes aptos para ser amortizados, no estarás obligado a tener actualizado este libro.

Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

Debe ser llevado por profesionales que reciban provisiones de fondos y paguen suplidos de sus clientes.

La provisión de fondos es una cantidad de dinero que solicita el autónomo profesonal a su cliente para que así pueda ir pagando los gastos que se van generando al llevar a cabo la tramitación de los servicios que se han previamente contratado.

Los suplidos son cantidades correspondientes a gastos que ha realizado y pagado el profesional por cuenta de su cliente; es decir, ha pagado el gasto de forma anticipada, a nombre de su cliente.

¿Qué debe anotarse?

En este libro se anotarán los siguientes datos: si se trata de provisión o suplido, fecha, importe, nombre y apellidos o razón social del pagador de la provisión o perceptor del suplido y número de factura o documento sustitutivo en el que se refleja la operación.

El libro puede ser único, es decir, que se contabilicen con signo positivo las provisiones y con negativo los suplidos, aunque, en aras de la claridad, lo habitual es mantener dos libros independientes.

A modo de ejemplo:

Imagina que se trata del despacho de un autónomo profesional que en el mes de junio de 2017 ha cobrado provisiones a sus clientes y ha realizado pagos de gastos en concepto de suplidos por cuenta de sus clientes, entre otras operaciones:

Día 08/06/17. Recibe una provisión de fondos de 1.000,00 € del cliente D. Eduardo Mendoza Calvo, por unos trabajos contratados.

Día 13/06/17. Paga a la empresa Aguas de Valencia, S.L. la factura de un gasto de 400,00 €, por cuenta del cliente Dª. Carmen Campoy Rodrigo.

Día 21/06/17. Recibe una provisión de fondos de 600,00 € por la representación legal de la empresa Ladrillos de Almaden, S.L.

Día 26/06/17. Abona 150,00 € de gastos de embalaje, por cuenta de un cliente a la empresa Paquetes rápidos, S.L.

Estas serían las anotaciones en tu libro registro:

Libro registro de provisión de fondos y suplidos
No existe un modelo oficial de libro de suplidos y provisiones, ni deben ser diligenciados ante la Agencia Tributaria. Nos obstante, recomendamos que solicites el asesoramiento de un experto.

 

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