¿Cómo afecta la protección de datos en las comunidades de vecinos?

La protección de datos en las comunidades de vecinos

La protección de datos en las comunidades de vecinos

Si eres vecino de una comunidad de propietarios te conviene saber que el contenido de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y el nuevo reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (RGPD), te afectan directamente.

Igualmente, si trabajas como administrador de fincas encargado de la gestión de las comunidades de propietarios estás obligado a cumplir, en todo caso, con la normativa sobre protección de datos.

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El manejo de datos en una comunidad de vecinos

Todos sabemos que las comunidades de propietarios al igual que sucede con cualquier sociedad u organización, manejan datos de carácter personal.

De esta forma, en las comunidades de propietarios existe un tratamiento derivado de la gestión de la propia comunidad que puede denominarse “gestión de la comunidad de propietarios”, en el que se incluyen los datos personales de los citados propietarios.

Estos datos pueden consistir en facilitar el nombre, los apellidos, el DNI, el número de cuenta bancaria, el correo electrónico o el número de teléfono de contacto, entre otros.

Por tanto, por el simple hecho de facilitar estos datos y poder tratarlos existe la obligación de cumplir con lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales.

¿Cuáles son las principales obligaciones de la comunidad de propietarios en materia de protección de datos?

Con el nuevo RGPD se pretende reforzar la protección de datos de carácter personal de todas las personas, y en concreto, de los propietarios de una comunidad de propietarios.

Garantizar la protección de datos de los vecinos es responsabilidad directa del encargado de datos así como del responsable del tratamiento.

La protección de datos en una comunidad de vecinos

Al margen de la definición que da el nuevo RGPD del responsable del tratamiento, a los efectos que nos ocupan, el responsable del tratamiento es la comunidad de propietarios en régimen de propiedad horizontal que deberá ejercer sus obligaciones mediante su presidente.

En el caso de que la comunidad de propietarios tenga contratado un administrador de fincas, éste actuará como encargado del tratamiento. Es decir, en este caso, se establece la siguiente relación: la comunidad ocupa la figura de “El responsable del tratamiento de los datos” y el administrador actúa como “Encargado” de los mismos.

Ambos están obligados a someterse a la normativa de protección de datos que estable al respecto una serie de obligaciones.

¿Cuáles son las obligaciones más destacadas?

– La creación del registro de actividades de tratamiento.

Como ya sabrás hasta el 25 de mayo de 2018, existía la obligación de registrar estos ficheros en el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos. Ahora, se ha eliminado la obligación de inscripción pero no de su creación.

– Cumplir con el derecho de información.

– Atender los derechos de protección de datos (los denominados derechos ARCO ampliados)

– Determinar la legitimación de los tratamientos.

Fruto de la relación que une al administrador de fincas con la comunidad será imprescindible la firma de un contrato, que les vincule con la finalidad de conseguir una óptima protección de los datos de carácter personal.

En este sentido, la comunidad de propietarios debe asegurarse que el administrador de fincas ofrezca garantias suficientes que garanticen la protección de los derechos de los interesados y, solo sean objeto de tratamiento los datos personales que sean necesarios para cada uno de los fines específicos del tratamiento.

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Igualmente el administrador de fincas tiene la obligación de guardar secreto sobre los datos personales a los que accede y de devolver o destruir esos datos una vez finalizada la prestación de servicios para esa Comunidad.

En el caso de que la comunidad de propietarios tenga contratado un administrador de fincas, éste actuará como encargado del tratamiento. Es decir, en este caso, se establece la siguiente relación: la comunidad ocupa la figura de “El responsable del tratamiento de los datos” y el administrador actúa como “Encargado” de los mismos.

Eso sí, con el nuevo RGPD se establecen unos principios básicos que deben regir la recogida de estos datos.

Principios básicos que deben regir la recogida de estos datos

  • Los datos personales deben recabarse de forma lícita, leal y transparente.
  • Se deben utilizar para un fin determinado, explícito y legítimo.
  • La persona que recoja los datos adoptará las medidas oportunas y razonables para que sea posible la supresión o rectificación de los datos aportados.
  • Se deberá concretar el tiempo o la duración que será posible el tratamiento de los datos personales, garantizando así una limitación del plazo de conservación de los mismos.

En principio, salvo determinados supuestos, queda terminantemente prohibido el tratamiento de datos personales especialmente sensibles.

Un ejemplo de estos datos sensibles es cuando se revela el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, las opiniones de tipo político, la afiliación sindical, los datos genéticos o biométricos, los datos relativos a la vida sexual o las orientaciones sexuales de una persona física.

Es muy importante que en el momento que el responsable del tratamiento te solicite que facilites datos personales, deberá informarte por escrito y de manera concisa, transparente, inteligible, de fácil acceso y con un lenguaje claro y sencillo, el tratamiento que se hará de tus datos y la finalidad de los mismos, entre otros aspectos.

protección de datos comunidad de propietarios

En concreto, te deberá informar de:

a) La identidad y los datos de contacto del responsable del tratamiento y, en su caso, de su representante

b) Si lo hubiere, los datos de contacto del delegado de protección de datos

c) La finalidad del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento

d) El interés legítimo del responsable del tratamiento o de un tercero

e) Los destinatarios de los datos personales

f)  El plazo durante el cual se va a conservar los datos personales

g) Facilitar el ejercicio del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos

h) Garantizar la posibilidad del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento

i) El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control

Y recuerda, como vecino que quiere preservar la protección de sus datos siempre tendrás derecho a acceder a la documentación obrante en tu comunidad de propietarios, con ciertas cautelas, eso sí.

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¿Qué ocurre con las cámaras de vigilancia en las comunidades de vecinos?

Aunque este tema se abordará en otra entrada de nuestro blog, adelantamos que la nueva normativa europea, es decir, el RGPD, no establece mención expresa alguna. Dicho lo cual, en tanto en cuento no se publique la nueva LOPD la legislación no ha variado, por lo que debemos estar atentos a las previsiones dadas por la AEPD.

 

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