Declaración de la Renta
Si eres autónomo o tienes una empresa y vas a realizar operaciones con otros países de la Unión Europea, es posible que hayas oído hablar del ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios).
Pero ¿qué es exactamente el ROI? ¿Es obligatorio darse de alta? ¿Qué ocurre con el IVA de las facturas intracomunitarias? ¿Qué relación existe entre el ROI, el NIF-IVA y el VIES? ¿Y cuándo tendrás que presentar el modelo 349?
En este artículo te explicamos qué es el ROI, quién tiene que darse de alta, cómo solicitar la inscripción y qué obligaciones fiscales tendrás que cumplir cuando realices operaciones intracomunitarias.
¿Qué es el ROI?
El ROI es el Registro de Operadores Intracomunitarios. Se trata de un registro de la Agencia Tributaria en el que deben figurar determinados empresarios y profesionales que realizan operaciones intracomunitarias a efectos del IVA.
La inscripción en el ROI permite obtener el NIF-IVA, es decir, el número de identificación fiscal que se utiliza a efectos del IVA en las operaciones intracomunitarias.
En el caso de un empresario o profesional español, el NIF-IVA se corresponde, con carácter general, con su NIF precedido del código ES.
Por tanto, es importante diferenciar tres conceptos que suelen confundirse:
- ROI: Registro de Operadores Intracomunitarios.
- NIF-IVA: número de identificación a efectos del IVA que se obtiene al estar incluido en el ROI.
- VIES: sistema de intercambio de información sobre el IVA que permite consultar la validez de determinados números de IVA de operadores de la Unión Europea.
La inscripción en el ROI no es simplemente una ventaja comercial ni una opción para poder emitir facturas sin IVA. Debe solicitarse cuando vayas a realizar alguna de las operaciones para las que la normativa exige disponer de NIF-IVA.
Entre ellas se encuentran determinadas entregas y adquisiciones intracomunitarias de bienes y determinadas prestaciones o adquisiciones de servicios.
¿Cuándo es obligatorio darse de alta en el ROI?
No necesitas darte de alta en el ROI simplemente por tener clientes o proveedores de otros países.
La obligación depende del tipo de operación que vayas a realizar y de las reglas de localización del IVA.
Con carácter general, un empresario o profesional establecido en España deberá solicitar su inclusión en el ROI cuando vaya a realizar, entre otras, las siguientes operaciones:
- Entregas intracomunitarias de bienes.
- Adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al IVA en España.
- Determinadas adquisiciones de servicios prestados por empresarios o profesionales establecidos en otro Estado miembro cuando el empresario español sea el sujeto pasivo del IVA.
- Determinadas prestaciones de servicios realizadas para empresarios o profesionales establecidos en otro Estado miembro cuando, de acuerdo con las reglas de localización, el destinatario sea quien deba ingresar el IVA en su país.
Por tanto, no existe una regla válida que pueda resumirse simplemente como “si tienes un cliente europeo, tienes que darte de alta en el ROI”.
Hay que analizar la operación concreta.
¿Qué son las operaciones intracomunitarias?
Las operaciones intracomunitarias son aquellas que se realizan entre empresarios, profesionales u otras personas o entidades en los supuestos previstos por la normativa del IVA y que implican una conexión entre distintos Estados miembros de la Unión Europea.
No todas las operaciones entre España y otro país de la UE tienen el mismo tratamiento fiscal.
Por ejemplo, debemos distinguir entre:
- Entregas intracomunitarias de bienes: cuando un empresario español vende determinados bienes a otro Estado miembro.
- Adquisiciones intracomunitarias de bienes: cuando un empresario español adquiere determinados bienes que son enviados desde otro Estado miembro a España.
- Prestaciones intracomunitarias de servicios: cuando se prestan determinados servicios a empresarios o profesionales establecidos en otro Estado miembro.
- Adquisiciones de servicios intracomunitarios: cuando un empresario español recibe determinados servicios de un proveedor establecido en otro Estado miembro.
El tratamiento del IVA dependerá de la naturaleza de la operación, de quién intervenga en ella y de las reglas de localización aplicables.
Por eso, antes de emitir una factura intracomunitaria conviene comprobar qué operación estás realizando y dónde se entiende localizada a efectos del IVA.
¿Qué es el NIF-IVA?
El NIF-IVA es el número de identificación fiscal que se utiliza a efectos del IVA en determinadas operaciones intracomunitarias.
En España, se obtiene mediante la inclusión en el ROI y, con carácter general, se forma anteponiendo el prefijo ES al NIF español.
Por ejemplo, si una empresa española tiene un NIF determinado, su identificación a efectos del IVA intracomunitario tendrá normalmente el formato:
El NIF-IVA es el número que tendrás que utilizar cuando corresponda en tus operaciones intracomunitarias y que permitirá identificarte frente a otros operadores de la Unión Europea.
ROI, NIF-IVA y VIES: ¿cuál es la diferencia?
Es habitual confundir estos tres conceptos, pero no significan exactamente lo mismo.
ROI
Es el Registro de Operadores Intracomunitarios. Es el registro en el que se incluyen los empresarios y profesionales que cumplen los requisitos para disponer de identificación a efectos del IVA en las operaciones intracomunitarias.
NIF-IVA
Es el número de identificación a efectos del IVA que se asigna al operador incluido en el ROI.
VIES
Es el sistema que permite consultar determinados números de identificación a efectos del IVA de operadores de los Estados miembros.
Por eso, cuando un cliente o proveedor europeo te pide tu “VAT number”, normalmente está solicitando tu NIF-IVA.
¿Cómo darse de alta en el ROI?
La solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios se realiza ante la Agencia Tributaria mediante el modelo 036.
En el modelo 036 debe solicitarse la inclusión en el ROI y comunicarse la fecha prevista para la primera operación intracomunitaria.
Actualmente, la Agencia Tributaria identifica la solicitud de alta en el ROI mediante la casilla 582 y la fecha prevista para la primera operación mediante la casilla 584.
El procedimiento, resumido, es el siguiente:
- Comprobar que vas a realizar una operación que requiere disponer de NIF-IVA.
- Presentar el modelo 036 solicitando el alta en el ROI.
- Indicar la fecha prevista para la primera operación intracomunitaria.
- Esperar la resolución de la Agencia Tributaria.
- Una vez asignado el NIF-IVA, comprobar que los datos aparecen correctamente en el sistema VIES cuando proceda.
¿Cuánto tarda el alta en el ROI?
La Agencia Tributaria dispone de un plazo de tres meses para resolver la solicitud de asignación del NIF-IVA.
Si transcurre dicho plazo sin que se haya notificado una resolución expresa, puede considerarse denegada la solicitud en los términos previstos por la normativa.
Por ello, no conviene esperar a tener una factura intracomunitaria que emitir para solicitar el alta.
Si sabes que vas a comenzar a trabajar con clientes o proveedores de otros Estados miembros y tu operación requiere NIF-IVA, es recomendable tramitar el alta con suficiente antelación.
¿Puedo facturar a una empresa de la UE sin IVA?
Esta es una de las preguntas más frecuentes relacionadas con el ROI.
La respuesta es: depende del tipo de operación.
En determinadas prestaciones de servicios entre empresarios o profesionales de distintos Estados miembros, la operación puede localizarse en el Estado del destinatario y producirse la inversión del sujeto pasivo.
En ese caso, el empresario español puede emitir la factura sin repercutir IVA español, siempre que se cumplan todos los requisitos establecidos.
En determinadas entregas intracomunitarias de bienes también puede resultar aplicable la exención prevista para este tipo de operaciones cuando se cumplen las condiciones legales.
Por tanto, no es correcto afirmar que “por estar dado de alta en el ROI todas las facturas a clientes europeos van sin IVA”.
El alta en el ROI por sí sola no determina el tratamiento de una factura. Hay que analizar la operación concreta.
¿Qué ocurre si el cliente europeo no está dado de alta en el ROI?
Este es otro punto que conviene revisar antes de emitir una factura.
En determinadas operaciones intracomunitarias, especialmente en las entregas de bienes y determinadas prestaciones de servicios, es necesario comprobar la condición del destinatario y los requisitos establecidos para aplicar el tratamiento fiscal correspondiente.
Por eso, no debes asumir automáticamente que una factura a cualquier cliente de la Unión Europea puede emitirse sin IVA.
En el caso de determinadas operaciones entre empresarios o profesionales, resulta especialmente importante comprobar que el destinatario dispone de un número de identificación a efectos del IVA válido.
¿Qué es el VIES y para qué sirve?
El VIES (VAT Information Exchange System) es el sistema de intercambio de información sobre el IVA utilizado para consultar la validez de determinados números de identificación a efectos del IVA de operadores de la Unión Europea.
Antes de realizar determinadas operaciones intracomunitarias, es recomendable comprobar el NIF-IVA del cliente o proveedor.
La consulta permite verificar si el número de IVA indicado es válido para operaciones intracomunitarias.
Esto es especialmente importante cuando pretendes aplicar un tratamiento de IVA que depende de la condición del destinatario como empresario o profesional identificado a efectos del impuesto.
¿Qué hago si el NIF-IVA de mi cliente aparece como no válido?
Si introduces el número de IVA de tu cliente en VIES y aparece como no válido, no deberías dar por hecho que puedes aplicar automáticamente el tratamiento previsto para una operación intracomunitaria.
Puede deberse, entre otras circunstancias, a que:
- El número facilitado sea incorrecto.
- El operador todavía no esté registrado para operaciones intracomunitarias.
- Los datos todavía no se hayan actualizado.
- Exista alguna incidencia en el registro del Estado miembro correspondiente.
En estos casos es recomendable comprobar los datos con el cliente y conservar evidencia de las comprobaciones realizadas.
¿Qué información debe aparecer en una factura intracomunitaria?
La factura debe cumplir las reglas generales de facturación y, además, deberá reflejar correctamente los datos identificativos de las partes y el tratamiento fiscal de la operación.
Cuando corresponda aplicar la inversión del sujeto pasivo, la factura deberá indicarlo mediante la mención correspondiente.
Además, deberán constar los NIF-IVA de las partes cuando sean exigibles.
Es importante no confundir una factura intracomunitaria con una factura simplemente emitida a un cliente extranjero. El hecho de que el destinatario esté en otro país no significa por sí solo que la operación sea intracomunitaria a efectos del IVA.
¿Qué es la inversión del sujeto pasivo?
La inversión del sujeto pasivo significa que quien debe declarar el IVA de una determinada operación no es el empresario que realiza la prestación o entrega, sino el destinatario, cuando la normativa establece este mecanismo.
En las operaciones intracomunitarias es frecuente encontrarse con este mecanismo, pero no debe aplicarse de manera automática a cualquier operación realizada con una empresa europea.
Por ejemplo, un empresario español que recibe determinados servicios de un proveedor establecido en otro Estado miembro puede tener que declarar en España el IVA correspondiente mediante inversión del sujeto pasivo.
En ese caso, el empresario español deberá incluir la operación en su autoliquidación de IVA conforme a las reglas aplicables.
Ejemplo de adquisición de servicios intracomunitarios
Imaginemos que una empresa española contrata un servicio profesional a una empresa establecida en Alemania por un importe de 1.000 €.
Si, de acuerdo con las reglas de localización, el servicio se entiende realizado en España y se cumplen los requisitos para aplicar la inversión del sujeto pasivo, la empresa alemana no repercutirá IVA alemán.
La empresa española deberá declarar en España el IVA correspondiente mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo y, si tiene derecho a deducirlo, podrá practicar la deducción en los términos establecidos por la normativa.
Por tanto, “factura sin IVA” no significa que la operación quede fuera del IVA. En determinados casos, simplemente cambia quién debe declarar el impuesto.
¿Tengo que presentar el modelo 349?
En determinados supuestos, sí.
El modelo 349 es la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias y sirve para informar a la Agencia Tributaria de determinadas operaciones realizadas con operadores de otros Estados miembros.
Entre las operaciones que pueden quedar incluidas se encuentran determinadas entregas y adquisiciones intracomunitarias de bienes y determinadas prestaciones y adquisiciones intracomunitarias de servicios.
Por tanto, no debes confundir el modelo 349 con una declaración en la que se pague IVA. Se trata de una declaración informativa.
La obligación de presentar el modelo 349 dependerá de las operaciones realizadas y de que se cumplan los requisitos establecidos en la normativa.
¿Cuándo se presenta el modelo 349?
La periodicidad del modelo 349 puede ser mensual o trimestral, dependiendo del volumen y de las características de las operaciones intracomunitarias.
Con carácter general, cuando la declaración es mensual, se presenta durante los veinte primeros días naturales del mes siguiente al período declarado, con las particularidades previstas para determinados períodos.
Cuando la presentación es trimestral, se realiza durante los veinte primeros días naturales del mes siguiente al trimestre correspondiente, salvo las particularidades aplicables al último trimestre del año.
Por tanto, no es recomendable utilizar los antiguos umbrales de periodicidad que aparecen en muchos artículos publicados hace años sin comprobar si continúan vigentes.
La periodicidad concreta debe determinarse conforme a la normativa aplicable en el ejercicio correspondiente.
¿Qué ocurre si no me doy de alta en el ROI?
Si realizas una operación para la que resulta obligatorio disponer de NIF-IVA y no has solicitado correctamente tu inclusión en el ROI, puedes encontrarte con problemas fiscales y administrativos.
Además, puedes tener dificultades para justificar ante la Administración tributaria el tratamiento de IVA aplicado a determinadas operaciones.
Por eso, el alta en el ROI debe realizarse antes de comenzar a realizar las operaciones intracomunitarias que requieren dicha identificación.
No es aconsejable emitir primero la factura y solicitar después el alta para intentar regularizar la situación.
¿El alta en el ROI es para siempre?
No necesariamente.
La inclusión en el ROI está vinculada a la realización de las operaciones que justifican la identificación a efectos del IVA.
Además, la Agencia Tributaria puede realizar actuaciones de comprobación censal y existen supuestos en los que puede acordarse la baja del operador del registro.
Por ello, si dejas de realizar operaciones intracomunitarias que justificaban tu inclusión, conviene revisar tu situación censal.
ROI y autónomos: ¿puede darse de alta un autónomo?
Sí.
Un autónomo puede solicitar el alta en el ROI si va a realizar alguna de las operaciones intracomunitarias que requieren disponer de NIF-IVA.
No es necesario constituir una sociedad para poder operar con empresas de otros países de la Unión Europea.
Por ejemplo, un profesional autónomo español que presta determinados servicios a empresas establecidas en Francia, Alemania, Italia o Portugal puede necesitar estar dado de alta en el ROI si la operación queda localizada en el otro Estado miembro y el destinatario es el sujeto pasivo.
Del mismo modo, un autónomo español que contrata determinados servicios profesionales a empresas de otros Estados miembros puede necesitar su NIF-IVA para recibir esos servicios.
¿Necesito el ROI para comprar por Internet en otro país de la UE?
No todas las compras realizadas por Internet a empresas de otros países de la Unión Europea implican automáticamente una obligación de alta en el ROI.
Hay que distinguir, entre otros aspectos, si quien compra actúa como consumidor o como empresario o profesional, qué se está comprando y cuáles son las reglas específicas de localización y tributación aplicables.
Por eso, no debe confundirse una compra particular realizada por un consumidor con una adquisición realizada por un autónomo o una empresa en el desarrollo de su actividad.
¿Qué diferencia hay entre una operación intracomunitaria y una operación con un país extranjero?
Una operación intracomunitaria es aquella que se realiza dentro del ámbito de los Estados miembros de la Unión Europea y que cumple los requisitos establecidos por la normativa del IVA.
Por el contrario, cuando se realizan operaciones con países que no forman parte de la Unión Europea, hablamos de operaciones con terceros países y entran en juego las reglas de importación y exportación, además de otras obligaciones aduaneras y fiscales.
Por ejemplo:
- Una venta de España a una empresa de Francia puede constituir una operación intracomunitaria.
- Una venta de España a una empresa de Estados Unidos es una operación con un país tercero.
- Una compra de determinados bienes desde Alemania puede constituir una adquisición intracomunitaria.
- Una compra de mercancías desde China puede constituir una importación.
Preguntas frecuentes sobre el ROI
¿Qué es el ROI?
El ROI es el Registro de Operadores Intracomunitarios de la Agencia Tributaria. En él se incluyen determinados empresarios y profesionales que realizan operaciones intracomunitarias a efectos del IVA.
¿Para qué sirve el ROI?
El ROI permite obtener el NIF-IVA necesario para determinadas operaciones intracomunitarias y facilita la identificación fiscal del empresario o profesional frente a operadores de otros Estados miembros.
¿Es obligatorio darse de alta en el ROI?
Es obligatorio cuando vas a realizar alguna de las operaciones para las que la normativa exige disponer de NIF-IVA. No es una inscripción que deba realizar cualquier autónomo simplemente por tener clientes europeos.
¿Cómo se solicita el alta en el ROI?
El alta se solicita mediante el modelo 036 presentado ante la Agencia Tributaria, indicando la solicitud de inclusión en el ROI y la fecha prevista para la primera operación intracomunitaria.
¿Qué es el NIF-IVA?
Es el número de identificación fiscal a efectos del IVA que se utiliza en determinadas operaciones intracomunitarias. En España se corresponde, con carácter general, con el NIF precedido por el código ES.
¿Qué es el VIES?
El VIES es el sistema de intercambio de información sobre el IVA que permite consultar la validez de determinados números de identificación a efectos del IVA de operadores de la Unión Europea.
¿Puedo facturar sin IVA por estar dado de alta en el ROI?
No automáticamente. El tratamiento de IVA depende de la operación concreta, de las reglas de localización y de que se cumplan los requisitos establecidos para aplicar una exención o la inversión del sujeto pasivo.
¿Tengo que presentar el modelo 349 si estoy dado de alta en el ROI?
No por el simple hecho de estar inscrito. La obligación de presentar el modelo 349 depende de que hayas realizado operaciones que deban incluirse en esta declaración recapitulativa.
¿Cuánto tarda el alta en el ROI?
La Agencia Tributaria dispone de un plazo de hasta tres meses para resolver la solicitud de asignación del NIF-IVA. Por ello, es recomendable solicitar el alta con antelación suficiente.
¿Puede darse de alta un autónomo en el ROI?
Sí. Tanto los autónomos como las sociedades y otros empresarios o profesionales pueden estar obligados a solicitar el alta cuando realicen las operaciones intracomunitarias previstas por la normativa.
¿Qué ocurre si mi cliente europeo no aparece como válido en VIES?
Debes comprobar los datos facilitados por el cliente y verificar su situación. No conviene aplicar automáticamente el tratamiento fiscal de una operación intracomunitaria si no se cumplen los requisitos correspondientes.
Conclusión: ¿cuándo tienes que darte de alta en el ROI?
El ROI es una pieza fundamental para los autónomos y empresas que realizan determinadas operaciones con otros países de la Unión Europea.
Pero la idea más importante es que no tienes que darte de alta en el ROI simplemente porque tengas un cliente europeo. La obligación depende del tipo de operación que realices y de las reglas del IVA que resulten aplicables.
Antes de comenzar a trabajar con clientes o proveedores de otros Estados miembros, conviene comprobar:
- Qué tipo de operación vas a realizar.
- Dónde se localiza la operación a efectos del IVA.
- Si necesitas disponer de NIF-IVA.
- Si debes solicitar el alta en el ROI.
- Si tu cliente o proveedor dispone de un NIF-IVA válido.
- Qué tratamiento debe recibir el IVA en la factura.
- Si tienes que declarar la operación en el modelo 349.
- Qué otras obligaciones formales debes cumplir.
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