Anticipo de clientes: qué es, cómo se factura y cómo se contabiliza

Un anticipo de clientes se produce cuando un cliente entrega por adelantado una cantidad de dinero a cuenta de un producto o servicio que recibirá posteriormente.

Es una situación muy habitual en empresas y negocios que trabajan con pedidos personalizados, proyectos de larga duración o servicios que requieren un pago previo, ya sea parcial o incluso por el importe total de la operación.

Pero recibir un anticipo de un cliente no significa simplemente ingresar dinero en la cuenta bancaria. Desde el punto de vista fiscal y contable, es importante saber cómo debe facturarse, cuándo se devenga el IVA y cómo debe contabilizarse.

En este artículo explicamos qué es un anticipo de clientes, cómo hacer la factura de un anticipo, cómo contabilizarlo mediante la cuenta 438 y qué ocurre con el IVA hasta que se realiza la operación definitiva.

¿Qué es un anticipo de clientes?

Un anticipo de clientes es una cantidad de dinero que un cliente entrega a una empresa o profesional antes de recibir el bien o servicio contratado.

El anticipo puede corresponder a una parte del precio o al importe completo de la operación. Por ejemplo, una empresa puede solicitar el 30% del precio de un proyecto antes de comenzar los trabajos y cobrar el resto una vez finalizado.

Desde el punto de vista contable, el dinero recibido no se considera todavía un ingreso definitivo porque la empresa todavía tiene pendiente cumplir con la obligación asumida frente al cliente.

Por eso, mientras no se realice la operación a la que corresponde el anticipo, la cantidad recibida se registra en la cuenta 438 «Anticipos de clientes», incluida dentro del pasivo corriente del balance según el Plan General de Contabilidad.

¿Es lo mismo un anticipo de clientes que una provisión de fondos?

No necesariamente. Aunque en ambos casos el cliente entrega dinero antes de que finalice el trabajo o se produzca la operación, no deben confundirse el anticipo de clientes, la provisión de fondos y los suplidos.

Un anticipo es una cantidad entregada a cuenta del precio de un bien o servicio que posteriormente deberá entregarse o prestarse.

La provisión de fondos, en cambio, es habitual en determinadas actividades profesionales y puede utilizarse para que el profesional disponga de fondos con los que atender determinados gastos o para cubrir parte de sus honorarios.

Por su parte, los suplidos son cantidades que el profesional paga en nombre y por cuenta de su cliente y que, cuando cumplen los requisitos correspondientes, tienen un tratamiento fiscal diferente.

Por tanto, antes de contabilizar una cantidad recibida de un cliente, conviene determinar exactamente qué concepto corresponde al dinero recibido.

Los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios por las que deba expedirse factura también deben documentarse mediante factura, con las excepciones previstas en la normativa. (Fuente: artículo 2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación)

¿El anticipo de clientes lleva IVA?

Sí, con carácter general, los anticipos están sujetos al IVA cuando la operación futura también lo está.

La particularidad se encuentra en el momento en que se produce el devengo del impuesto.

El artículo 75.Dos de la Ley del IVA establece que, cuando existen pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible, el IVA se devenga en el momento del cobro total o parcial del precio y por los importes efectivamente percibidos.

Esto significa que no hay que esperar a entregar el producto o prestar el servicio para declarar el IVA correspondiente al anticipo.

La Agencia Tributaria confirma que, cuando existen pagos anticipados anteriores a la realización de la operación, el IVA se devenga en el momento del cobro, salvo las excepciones previstas legalmente.

¿Hay que emitir una factura por el anticipo de un cliente?

Sí. Cuando se recibe un pago anticipado correspondiente a una operación por la que existe obligación de expedir factura, debe emitirse la correspondiente factura del anticipo.

El Reglamento de facturación contempla expresamente los pagos recibidos antes de la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios.

La factura deberá reflejar la base imponible correspondiente al importe anticipado y, cuando proceda, el IVA repercutido.

Además, la fecha de cobro del anticipo es relevante para determinar el devengo del IVA y deberá quedar correctamente documentada cuando sea distinta de la fecha de expedición de la factura.

Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, la factura debe expedirse, con carácter general, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo.

¿Cómo hacer una factura de anticipo?

La factura de un anticipo debe identificar claramente que se trata de una cantidad entregada a cuenta de una operación futura.

La empresa deberá registrar el IVA correspondiente al anticipo en el período de liquidación en el que se haya producido el cobro, de acuerdo con las reglas de devengo del impuesto.

¿Cómo se contabiliza un anticipo de clientes?

Para contabilizar un anticipo de clientes, la cuenta principal que se utiliza en el Plan General de Contabilidad es la 438 «Anticipos de clientes».

Esta cuenta pertenece al pasivo corriente porque, mientras la operación no se haya realizado, la empresa mantiene una obligación frente al cliente: entregar el bien o prestar el servicio correspondiente al importe recibido.

Cuando se recibe el dinero, la cuenta de tesorería se registra en el debe y la cuenta 438, junto con el IVA repercutido cuando corresponda, se registra en el haber.

El esquema básico del asiento de un anticipo de clientes es el siguiente:

Debe

(57X) Tesorería        Importe total cobrado

Haber

(438) Anticipos de clientes     Base imponible

(477) Hacienda Pública, IVA repercutido     IVA

El Plan General de Contabilidad establece expresamente que la cuenta 438 se abona por las cantidades recibidas de los clientes y se carga cuando se realizan las entregas de bienes o prestaciones de servicios correspondientes.

Ejemplo de contabilización de un anticipo de clientes

Vamos a utilizar el mismo supuesto anterior para ver cómo se contabiliza un anticipo de clientes paso a paso.

Observa que los 200 € de base imponible no se contabilizan todavía como una venta. Se registran en la cuenta 438 porque corresponden a un anticipo pendiente de aplicar a la operación definitiva.

¿Qué ocurre cuando se entrega el producto o se presta el servicio?

Cuando finalmente se entrega el producto o se presta el servicio, se realiza la operación definitiva y se debe cancelar el saldo de la cuenta 438 correspondiente al anticipo.

En nuestro ejemplo, la operación completa tiene una base imponible de 500 € y un IVA total de 105 €.

Como ya se devengaron 42 € de IVA al recibir el anticipo, en el momento de realizar la operación quedarán por devengar los 63 € correspondientes al importe restante.

De esta forma, la cuenta 438 queda cancelada y el total de la operación queda correctamente registrado.

El IVA total de la operación será de 105 €: 42 € correspondientes al anticipo y 63 € correspondientes al importe restante.

¿Cuándo se contabiliza el anticipo de clientes?

El anticipo se contabiliza cuando se recibe la cantidad anticipada, registrando el importe en la cuenta 438 y el IVA repercutido que corresponda.

Posteriormente, cuando se realiza la operación definitiva, se cancela el importe registrado en la cuenta 438 y se contabiliza el ingreso correspondiente a la venta o prestación del servicio.

Por tanto, el proceso puede resumirse en dos momentos:

• Recepción del anticipo: se registra el dinero recibido, el anticipo en la cuenta 438 y el IVA correspondiente cuando proceda.
• Realización de la operación: se cancela el anticipo, se registra el ingreso definitivo y se contabiliza el IVA que corresponda al importe que todavía no se hubiera devengado.

¿Qué pasa si el cliente adelanta el 100% del precio?

También es posible que el cliente pague por adelantado el importe completo de la operación.

En ese caso, el tratamiento del IVA sigue la misma regla: si existe una operación sujeta y no exenta, el IVA correspondiente se devenga cuando se cobra el anticipo.

Por ejemplo, si una empresa recibe por adelantado 1.210 € correspondientes a un servicio de 1.000 € más 210 € de IVA, deberá contabilizar el cobro y el IVA correspondiente en ese momento.

Posteriormente, cuando se preste el servicio, se realizará la contabilización de la operación y se cancelará el saldo existente en la cuenta 438.

¿Qué ocurre si finalmente se cancela la operación y hay que devolver el anticipo?

Puede suceder que la operación prevista finalmente no se realice y que la empresa tenga que devolver al cliente la cantidad que había recibido.

En este caso, no basta con eliminar contablemente el anticipo. También habrá que analizar las consecuencias fiscales de la devolución y, en particular, la posible rectificación del IVA inicialmente repercutido.

La normativa de facturación establece los supuestos en los que debe expedirse una factura rectificativa cuando las cuotas repercutidas se hayan determinado incorrectamente o se produzcan las circunstancias que permitan modificar la base imponible.

Por ello, cuando un anticipo se devuelve al cliente, conviene revisar el motivo de la devolución y la documentación que debe emitirse antes de realizar la correspondiente regularización contable y fiscal.

¿Cómo se contabiliza un anticipo de clientes a largo plazo?

La cuenta 438 se utiliza habitualmente para los anticipos de clientes que tienen la consideración de pasivo corriente.

Cuando, por las características de la operación, el anticipo tenga un vencimiento a largo plazo, habrá que analizar si corresponde utilizar una cuenta de pasivo no corriente, como la prevista por el Plan General de Contabilidad para determinadas situaciones.

¿Qué diferencia hay entre un anticipo de clientes y un ingreso?

Esta diferencia es especialmente importante.

Cuando una empresa recibe un anticipo, obtiene dinero, pero todavía mantiene pendiente la obligación de entregar el producto o prestar el servicio.

Por eso, desde el punto de vista contable, el anticipo no se reconoce inicialmente como un ingreso definitivo, sino como un pasivo.

El ingreso se reconoce cuando corresponde registrar la operación realizada conforme a las normas contables aplicables.

¿Cómo afecta un anticipo de clientes al IVA?

El anticipo tiene una consecuencia especialmente relevante en materia de IVA: adelanta el momento del devengo del impuesto correspondiente a la cantidad efectivamente cobrada.

Si se recibe un anticipo de 500 € más IVA antes de entregar el producto, el IVA correspondiente a esos 500 € se devenga cuando se cobra el anticipo, no cuando se entregue posteriormente el producto.

Cuando se realice la operación definitiva, únicamente quedará por declarar el IVA correspondiente a la parte del precio que todavía no se hubiera cobrado y cuyo impuesto no se hubiera devengado previamente.

¿Los anticipos de clientes se incluyen en el modelo 347?

Los anticipos de clientes tienen además un tratamiento específico a efectos del modelo 347.

La Agencia Tributaria establece que los anticipos de clientes y proveedores deben incluirse en el modelo 347 cuando se cumplan los requisitos para ello. Cuando posteriormente se realiza la operación, el importe de esta se declara teniendo en cuenta la cantidad anticipada conforme a las reglas de imputación temporal del modelo.

Por ello, si una empresa recibe un anticipo en un ejercicio y realiza posteriormente la operación, es importante llevar un control adecuado de las cantidades para evitar duplicidades o errores en la declaración informativa.

Preguntas frecuentes sobre los anticipos de clientes

¿Qué es un anticipo de clientes?

Es una cantidad de dinero que un cliente entrega por adelantado a una empresa o profesional a cuenta de un producto o servicio que recibirá posteriormente.

¿En qué cuenta se contabiliza un anticipo de clientes?

Con carácter general, se utiliza la cuenta 438 «Anticipos de clientes», que forma parte del pasivo corriente del balance.

¿El anticipo de clientes lleva IVA?

Sí, cuando la operación a la que corresponde el anticipo está sujeta al IVA y no existe una excepción aplicable. El IVA correspondiente al anticipo se devenga en el momento del cobro de la cantidad anticipada.

¿Hay que hacer una factura por un anticipo?

Sí, cuando exista obligación de expedir factura por la operación. La normativa de facturación contempla expresamente los pagos recibidos antes de realizar una entrega de bienes o prestación de servicios.

¿El anticipo de clientes es un ingreso?

No inicialmente. Desde el punto de vista contable, el anticipo se registra como un pasivo porque la empresa todavía tiene pendiente entregar el bien o prestar el servicio correspondiente.

¿Qué es la cuenta 438?

La cuenta 438 del Plan General de Contabilidad se denomina «Anticipos de clientes» y se utiliza para registrar las cantidades recibidas de clientes a cuenta de futuras entregas de bienes o prestaciones de servicios.

¿Cuándo se devenga el IVA de un anticipo?

Con carácter general, el IVA se devenga en el momento del cobro total o parcial del anticipo y por el importe efectivamente percibido.

¿Qué ocurre con el anticipo cuando se entrega el producto?

La cuenta 438 se cancela por el importe del anticipo y se registra la operación definitiva. El IVA pendiente se calcula teniendo en cuenta la parte del precio cuyo impuesto ya se hubiera devengado con el anticipo.

¿Qué ocurre si se devuelve un anticipo al cliente?

Si la operación finalmente no se realiza y debe devolverse el dinero, habrá que cancelar el anticipo y analizar las consecuencias fiscales de la devolución, incluida, cuando corresponda, la rectificación del IVA inicialmente repercutido.

¿Los anticipos de clientes se incluyen en el modelo 347?

Sí, la Agencia Tributaria establece reglas específicas para incluir los anticipos de clientes y proveedores en el modelo 347 cuando se cumplen los requisitos de la declaración informativa.

Conclusión: cómo contabilizar correctamente un anticipo de clientes

Un anticipo de clientes no consiste simplemente en registrar una entrada de dinero en el banco. Hay que tener en cuenta tanto sus consecuencias fiscales como su tratamiento contable.

Cuando se recibe un anticipo, debe analizarse la obligación de emitir factura y el IVA correspondiente. Desde el punto de vista contable, el importe se registra normalmente en la cuenta 438 «Anticipos de clientes», dentro del pasivo corriente.

Posteriormente, cuando se realiza la entrega del bien o se presta el servicio, el anticipo se aplica a la operación definitiva y se cancela la cuenta 438.

Antes de contabilizar un anticipo de clientes, conviene comprobar:

• Qué operación corresponde al importe recibido.
• Si el pago recibido tiene realmente la naturaleza de anticipo.
• Si existe obligación de emitir factura por el anticipo.
• El momento en que se ha producido el cobro.
• El IVA que corresponde al importe anticipado.
• La correcta utilización de la cuenta 438.
• La posterior cancelación del anticipo cuando se realice la operación.
• Las consecuencias contables y fiscales si finalmente se devuelve el anticipo.
• Las obligaciones informativas que puedan resultar aplicables.

Un control adecuado de los anticipos evita errores tanto en la contabilidad como en las liquidaciones de IVA y permite que la información de las facturas, los cobros y los registros contables sea coherente.

Si tienes dudas sobre cómo contabilizar un anticipo de clientes, cómo emitir la factura correspondiente o cómo declarar el IVA, contar con asesoramiento profesional puede ayudarte a evitar errores y a cumplir correctamente con tus obligaciones fiscales y contables.

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